יציאה למהלכי OFFSHORE נשמעים לרוב אקזוטים, מרגשים ובעלי ארומה של נסיעות רבות למקומות מרוחקים, יחד עם זאת אחד משלביו המשמעותים ביותר של מהלך מורכב שכזה הוא חיפוש מייגע, בחינה מעמיקה וניסיונות מתישים וקשיים לנסות להבין מי, מה ואיך אפשר לסמוך על מישהו או משהו כל כך רחוק, בשפה לא ברורה ובאנגלית במבטא שאי אפשר להבין.
פגשתי בשנים האחרונות מהלכי מיקור חוץ רבים ואתם גם לא מעט  ניסיונות כושלים אשר במרב המקרים הונעו מתוך הנסיבות והצרכים הלא נכונים ובדרכים המסוכנות ביותר להצלחת מהלך מורכב שכזה.
אחד המכרים הזכורים לי לפני מספר שנים היתה כשנקראתי לחברת תיירות שמטבע הדברים לחץ העבודה עולה בחודשי הקיץ בקצב עליית המעלות בחופי תל אביב. עם עליית העומס בצוות הפיתוח שלח המנכ”ל את ה CTO למצוא פתרונות מהירים לפיתוח מאות ממשקים טכנולוגים מסורבלים וסבוכים על גבי מערכות עתיקות בנות עם עשרות שנות אדם של פיתוח קודם. כמובן שהפתרון המיידי שמצאה הנהלת החברה היה מיקור חוץ מהיר, ללא אבחון, איתור ותכנון ראויים, לא הוצב גורם מתאם וללא כלים ראוים לניהול תצורות עבודה. החברה גייסה אד-הוק על ידי ספק אקראי בהודו מספר תכניתנים והחלה בעבודה מזורזת. מיותר לספר כי נקראתי לזירה כאשר הפרויקט כבר כשל, הלקוח היה מאוכזב מתפוקות נמוכות וצעק ללא הרף “אנחנו לא מבינים מה הם עושים שם ועל מה אנחנו משלמים” , טען לחוסר הבנה, ואמר נואש. הצוות בהודו ניסה הכול והתקשה בהבנת הדרישות , המנכ”ל גירד בפדחת והסביר בסבר פנים יפות שבשבילו “מיקור חוץ” נמצא בחוץ.

שנות ה 2000 מתאפיינות בעולם התעשייתי כשנים בהם מליוני בקבוקים פקוקים עם משימות בכתב חרטומים נזרקו אל הים הסוער וחזרו באופן פלאי אל שולחיהם עם מבוקשו של הזורק – כך מתנהל עולם מיקור החוץ וניהול הפרויקטים במיקור חוץ בשנים האחרונות.

על מנת ליישם כל  עבודה באשר היא ובעיקר משימות עם צוותים מעבר לים עלינו לעבור  מספר שלבים אשר החשוב ביניהם הוא שלב תכנון המשימה הפרטנית וקיבוץ המשימות לכדי אוסף המיצג פרויקט הנמצא בראשינו בלבד, בחלק גדול מהמקרים חוסר ניסיון בשלב התכנון ופירוט הדרישות מוביל לקשיים רבים בהשלמת הפרויקט.

כמו לכל פרויקט, החל מהקמת בניין ועד אתר אינטרנט ידוע כי “בזבוז” משאבים על תכנון מוביל לביצועים טובים יותר, מוצר איכותי ולחסכון בעלויות הביצוע. יחד עם זאת תכנון מוגזם ופרטני מוביל לתקורות גבוהות , יעדים מפורטים מדי  וערמת מסמכי אפיון,  דוחות אקסל ורשימות שאין להם שימוש או ייעוד בעולם הזה ובעיקר בעולם הבא.

עצם ההחלטה לנקוט בצעדי תכנון נכונים והקצאת משאבים ראויים לשלב התכנון היינה החלטה אסטרטגית משמעותית וחשובה. תכנון נכון מעניק את התחושה כי אנו מוכנים לצאת למסע  שבסופו נמצא כי סללנו את “כביש” ביצוע הפרויקט מתחילתו ועד סופו ויחד עם זאת השארנו מרחב תמרון ראוי בין נתיביו השונים והסיכונים של הפרויקט  ושמירת אפשרות החזרה לאחור באם יידרש בכל שלב.

טרם נתחיל בתכנון המשימות עלינו לשאול עצמנו מספר שאלות מפתח:

1. מה אנו מתכננים עתה (מה המוצר המיועד)?
2. למי אנחנו  מתכננים זאת (מי הם גורמי הייצור, תפקידיהם ואופיים) ?
3. כיצד אנו מתכננים לבקר את הביצוע לאורך התהליך?
4. מה ציפיותינו לנקודות בקרה (Mile Stones)?
5. היכן אנו חוששים לשגיאות או היכן נקודות התורפה של הפרויקט/משימה?

צוות פיתוח בהודו

על מנת להעביר משימות באופן יעיל עלינו לפרט את תוצר המשימה באופן מדיד , כמותי ואיכותי אשר קודם כל יהיה ברור לנו ,ולאחר מכן גם לצוותי העבודה המיועדים לקרוא ולהבין את אותן דרישות, לבצע ולאמת כי סיימו את הנדרש.  יחד עם זאת, כדאי להשאיר מרחב תמרון ראוי כי הרי כל פועל בנין יצעק תמיד “מה המהנדס הזה בכלל מבין?!” וניסיון השטח חשוב ומשמעותי להצלחת הפרויקט.
לכל משימה כשלעצמה חייבת להיות התחלה המציינת את הדרישה המוגמרת (מה אנו מצפים לקבל חזרה) , מהות המשימה, לוחות המזנים ונקודות הבדיקה בדרך. אכן רשימה ארוכה מאוד לכלול במשפט או פסקה אך חשיבה מדויקת ותכנון נכון עלולים לחסוך טעויות רבות.
במקרים רבים נוטים הדורשים לערבב משימות ברצף כרונולוגי שגוי ולבלבל בכך את המבצעים לכן חשוב לשים דגש למרכיבים הכרונולוגיים ולחשיבה סדורה בתכנון הפרויקט ובסדר המשימות הנדרש בדרך להשלמתו בראייתכם.

ניקח דוגמה:
מופיעים מטה רצף משימות שהועברו לצוות פיתוח מרוחק (הודו) להקמת אתר אינטרנט על פלטפורמת ג’ומלה.מדובר על משימה קטנה שתוקצבה ל 2-3 ימי עבודה בלבד לצוות בן שלושה אנשים ומוערך בכ 60 שעות עבודה כוללות.
תיאור המשימה שהועבר היה מפורט יותר אך דגמתי ממנו את החלקים המשמעותיים לעניינינו:

1. Design the initial layout of the Joomla Site in PSD and get it approved by the client
2. Collect 5 free Joomla templates which match the design approved in point 1 and chose the most suitable one to be used for the design implementation. Present to the client the selected templates, the suggested design and the required plugins and follow his comments.
3. Implement the design over the template; install all plugins besides the forum module.
4. Create 15 articles of the following subjects and for the following categories ….and upload to the site at ….
5. Present finalized site with all articles and design and fill in the check lists provided.

שימו לב לנקודות החיוביות הבאות ברצף המשימות מעלה:

1. פירוק המשימות: כל אחת מהמשימות מיועדת לסוג עבודה  שונה , לגורם אחר ומיומנות אחרת.אין ערבוב של מספר גורמי ביצוע (תוכניתן + מעצב) תחת משימה אינדוקטיבית אחת.
2. תוצר מדיד: לכל משימה תוצר הניתן לבקרה ולמדידה איכותית וכמותית נפרדת (מספרים,מספרים ומספרים….)
3. נקודות בקרה (mile stones) : לכל משימה נקודת בקרה (,check lists , approve with client , get his comments …) שיעזרו לנו לבקר  כראוי את תהליך העבודה ולקבל חיווי שוטף על התקדמותו ולא רק בישורת האחרונה.
4. תיאורים: הימנעו מתיאורים אמורפים, סוביקטיבים , חוות דעת או השוואתיים. עשו שימוש בתיאור ברור , חד משמעי ואובייקטיבי לכל הצדדים (מספרים הם הדבר האובייקטיבי ביותר בעולם ).
5. אובייקטיביות חזותית: על המשימות לכלול הוראות לביצוע ולא תיאורים של המוצר שבראשכם.אל תתארו את הרעיון או החזון במשימה, פשוט תהיו פרגמטים לצורך בלבד.
6. הסבר להדיוט: דאגו להסביר גם דברים ברורים וטרוויאלים אשר יתכן (אפילו בסבירות נמוכה) ואיש מקצוע אחר עלול לטעות בהם. עשו שימוש במונחים ברורים ואם ישנם מספר מונחים מקבילים השתמשו בכולם.
7. רשימות תכולה/בדיקה: צרף רשימות תכולה או רשימות בדיקה אשר יסייעו לצוות להעריך ולראות מהם הנקודות אליהם תשים לב בסיום הפרויקט (STD).
8. הימנעו מאקסלים מיותרים: מהנדסים רבים בוחרים לנסות לגשר על המרחק באמצעות שורות אין סופיות של אקסלים מתישים. ברוב המקרים הם היחידים שמבינים אותם, המנהלים מתרשמים מסדר ואירגון, הכפופים עושים מבטים משתאים , וצוותים מרוחקים הולכים בדרך כלל לאיבוד בתוך ספגטי של משוואות ותיאורים במשבצות. תיאור מילולי ושיחה טלפונית חוסכים במרב המקרים סימני שאלה רבים.
9. משימות ניסוי וטעייה – הגדרת משימה יכולה לכלול מרכיב הדרכתי, מרכיב בו אנו מטילים משימת ניסוי ומחשבה מתוך מטרה ליצור הבנה עמודה לנושא. טכניקה זו שימושית מאוד בנקודות בהן אנו צופים כשלים. הטלת אחריות הלימוד וההכשרה בלבד על הספק מיועדת לכישלון ועלינו לקחת חלק בנטל ההבנה מתוך אינטרס משותף לביצוע הולם. ראו בדוגמה את נקודה 2.

לכל בעל עסק, מנהל, עצמאי או איש מקצוע קיים המרחב האישי והמקצועי בו הוא פועל, מוביל ומציע את מרכולתו ללקוחותיו השונים. אחד האתגרים לאיש המקצוע הוא שיתוף אנשים וגורמים נוספים במרחב המקצועי-אישי הסגור והבטוח בו הוא פועל באופן יום יומי. יתרה מזאת, קשה הפעולה אף יותר לאיש המקצוע אשר בוחר לפתוח את דלתותיו לבעלי מקצוע מרוחקים ולאפשר להם לפעול בתחומו.
פעילויות מיקור חוץ נתקלות בקשיים רבים בדרך לפתיחת הדלת ובניית התהליך הראוי למיקור תהליכי היצור, לעיתים הקושי נובע מתוך אי תכנון ראוי, שימוש בכלים הלא נכונים או התמקדות בפעילויות מיקרו, פיקוח פרטני או ערוצי ניהול ותקשורת לקויים.
כל חברה הבוחנת אפשרות של ביצוע מיקור חוץ, לבחון כל העת האם הינכם מזהים בפעולותיכם היום יומיות עקרונות פעולה נכונים ביניכם (ארגון המקור) לבין צוותי העבודה המרוחקים בארגון היעד והאם קיימת מוכנות ארגונית לביצוע תהליך מיקור חוץ יעיל:

שותפים - פעל מול שותף מקצועי ואמין בארגון היעד אשר נגישותך אליו גבוהה.
אחידות – פעל מול גורם ידע וניהול אחד ואחיד מול כל יחידה ארגונית מרוחקת .
תעבורה חיצונית – בחן את דרכי תעבורת המידע, ההבנה וההטמעה של תהליכים בארגון היעד.
תעבורה פנימית– בחן את דרכי תעבורת המידע בין גורמים בתוך ארגון היעד. יעילות בפעולתם ושיתוף הידע הם “נכס סמוי” בארגונך.
מקצועיות – בחן את מקצועיות האישית באופן פרטני ואת המקצועיות הארגונית בשעת פתרון בעיות ואתגרים.
דיווח – בחן האם שיטות ואמצעי הדיווח השוטפים והעיתים עונים לצרכיך.
יעילות – בחן את יעילות הארגון , עובדיו, אמצעי הדוח והבקרה שבארגון היעד. בצע מדידות תפוקה והתאמה בין הערכות וצפי לביצוע המדווח בפועל.
רווחה – זכור כי מאחורי התפוקה בדוחות עומדים בני אדם אשר רווחתם תורמת למוצריך באופן ישיר.בחן את רווחיות העובדים כנגזרת ליציבותם ונאמנותכם לפעילותך.
גמישות – בחן את גמישות ארגון היעד, דרכי פעולותיו והתאמתו לצרכיך המשתנים.
יציבות – בחן את יציבות ארגון היעד מתוך הערכה לקושי בתהליך מיקור החוץ .

על הכותב:
אמנון שחרור – מנכ”ל חברת ויאינדיה בע”מ המלווה חברות ויצואנים בביסוס מעמדם במזרח.