שנות ה 2000 מתאפיינות בעולם התעשייתי כשנים בהם מליוני בקבוקים פקוקים עם משימות בכתב חרטומים נזרקו אל הים הסוער וחזרו באופן פלאי אל שולחיהם עם מבוקשו של הזורק – כך מתנהל עולם מיקור החוץ וניהול הפרויקטים במיקור חוץ בשנים האחרונות.
על מנת ליישם כל עבודה באשר היא ובעיקר משימות עם צוותים מעבר לים עלינו לעבור מספר שלבים אשר החשוב ביניהם הוא שלב תכנון המשימה הפרטנית וקיבוץ המשימות לכדי אוסף המיצג פרויקט הנמצא בראשינו בלבד, בחלק גדול מהמקרים חוסר ניסיון בשלב התכנון ופירוט הדרישות מוביל לקשיים רבים בהשלמת הפרויקט.
כמו לכל פרויקט, החל מהקמת בניין ועד אתר אינטרנט ידוע כי “בזבוז” משאבים על תכנון מוביל לביצועים טובים יותר, מוצר איכותי ולחסכון בעלויות הביצוע. יחד עם זאת תכנון מוגזם ופרטני מוביל לתקורות גבוהות , יעדים מפורטים מדי וערמת מסמכי אפיון, דוחות אקסל ורשימות שאין להם שימוש או ייעוד בעולם הזה ובעיקר בעולם הבא.
עצם ההחלטה לנקוט בצעדי תכנון נכונים והקצאת משאבים ראויים לשלב התכנון היינה החלטה אסטרטגית משמעותית וחשובה. תכנון נכון מעניק את התחושה כי אנו מוכנים לצאת למסע שבסופו נמצא כי סללנו את “כביש” ביצוע הפרויקט מתחילתו ועד סופו ויחד עם זאת השארנו מרחב תמרון ראוי בין נתיביו השונים והסיכונים של הפרויקט ושמירת אפשרות החזרה לאחור באם יידרש בכל שלב.
טרם נתחיל בתכנון המשימות עלינו לשאול עצמנו מספר שאלות מפתח:
- מה אנו מתכננים עתה (מה המוצר המיועד)?
- למי אנחנו מתכננים זאת (מי הם גורמי הייצור, תפקידיהם ואופיים) ?
- כיצד אנו מתכננים לבקר את הביצוע לאורך התהליך?
- מה ציפיותינו לנקודות בקרה (Mile Stones)?
- היכן אנו חוששים לשגיאות או היכן נקודות התורפה של הפרויקט/משימה?
צוות פיתוח בהודו
על מנת להעביר משימות באופן יעיל עלינו לפרט את תוצר המשימה באופן מדיד , כמותי ואיכותי אשר קודם כל יהיה ברור לנו ,ולאחר מכן גם לצוותי העבודה המיועדים לקרוא ולהבין את אותן דרישות, לבצע ולאמת כי סיימו את הנדרש. יחד עם זאת, כדאי להשאיר מרחב תמרון ראוי כי הרי כל פועל בנין יצעק תמיד “מה המהנדס הזה בכלל מבין?!” וניסיון השטח חשוב ומשמעותי להצלחת הפרויקט.
לכל משימה כשלעצמה חייבת להיות התחלה המציינת את הדרישה המוגמרת (מה אנו מצפים לקבל חזרה) , מהות המשימה, לוחות המזנים ונקודות הבדיקה בדרך. אכן רשימה ארוכה מאוד לכלול במשפט או פסקה אך חשיבה מדויקת ותכנון נכון עלולים לחסוך טעויות רבות.
במקרים רבים נוטים הדורשים לערבב משימות ברצף כרונולוגי שגוי ולבלבל בכך את המבצעים לכן חשוב לשים דגש למרכיבים הכרונולוגיים ולחשיבה סדורה בתכנון הפרויקט ובסדר המשימות הנדרש בדרך להשלמתו בראייתכם.
ניקח דוגמה:
מופיעים מטה רצף משימות שהועברו לצוות פיתוח מרוחק (הודו) להקמת אתר אינטרנט על פלטפורמת ג’ומלה.מדובר על משימה קטנה שתוקצבה ל 2-3 ימי עבודה בלבד לצוות בן שלושה אנשים ומוערך בכ 60 שעות עבודה כוללות.
תיאור המשימה שהועבר היה מפורט יותר אך דגמתי ממנו את החלקים המשמעותיים לעניינינו:
- Design the initial layout of the Joomla Site in PSD and get it approved by the client
- Collect 5 free Joomla templates which match the design approved in point 1 and chose the most suitable one to be used for the design implementation. Present to the client the selected templates, the suggested design and the required plugins and follow his comments.
- Implement the design over the template; install all plugins besides the forum module.
- Create 15 articles of the following subjects and for the following categories ….and upload to the site at ….
- Present finalized site with all articles and design and fill in the check lists provided.
שימו לב לנקודות החיוביות הבאות ברצף המשימות מעלה:
- פירוק המשימות: כל אחת מהמשימות מיועדת לסוג עבודה שונה , לגורם אחר ומיומנות אחרת.אין ערבוב של מספר גורמי ביצוע (תוכניתן + מעצב) תחת משימה אינדוקטיבית אחת.
- תוצר מדיד: לכל משימה תוצר הניתן לבקרה ולמדידה איכותית וכמותית נפרדת (מספרים,מספרים ומספרים….)
- נקודות בקרה (mile stones) : לכל משימה נקודת בקרה (,check lists , approve with client , get his comments …) שיעזרו לנו לבקר כראוי את תהליך העבודה ולקבל חיווי שוטף על התקדמותו ולא רק בישורת האחרונה.
- תיאורים: הימנעו מתיאורים אמורפים, סוביקטיבים , חוות דעת או השוואתיים. עשו שימוש בתיאור ברור , חד משמעי ואובייקטיבי לכל הצדדים (מספרים הם הדבר האובייקטיבי ביותר בעולם ).
- אובייקטיביות חזותית: על המשימות לכלול הוראות לביצוע ולא תיאורים של המוצר שבראשכם.אל תתארו את הרעיון או החזון במשימה, פשוט תהיו פרגמטים לצורך בלבד.
- הסבר להדיוט: דאגו להסביר גם דברים ברורים וטרוויאלים אשר יתכן (אפילו בסבירות נמוכה) ואיש מקצוע אחר עלול לטעות בהם. עשו שימוש במונחים ברורים ואם ישנם מספר מונחים מקבילים השתמשו בכולם.
- רשימות תכולה/בדיקה: צרף רשימות תכולה או רשימות בדיקה אשר יסייעו לצוות להעריך ולראות מהם הנקודות אליהם תשים לב בסיום הפרויקט (STD).
- הימנעו מאקסלים מיותרים: מהנדסים רבים בוחרים לנסות לגשר על המרחק באמצעות שורות אין סופיות של אקסלים מתישים. ברוב המקרים הם היחידים שמבינים אותם, המנהלים מתרשמים מסדר ואירגון, הכפופים עושים מבטים משתאים , וצוותים מרוחקים הולכים בדרך כלל לאיבוד בתוך ספגטי של משוואות ותיאורים במשבצות. תיאור מילולי ושיחה טלפונית חוסכים במרב המקרים סימני שאלה רבים.
- משימות ניסוי וטעייה – הגדרת משימה יכולה לכלול מרכיב הדרכתי, מרכיב בו אנו מטילים משימת ניסוי ומחשבה מתוך מטרה ליצור הבנה עמודה לנושא. טכניקה זו שימושית מאוד בנקודות בהן אנו צופים כשלים. הטלת אחריות הלימוד וההכשרה בלבד על הספק מיועדת לכישלון ועלינו לקחת חלק בנטל ההבנה מתוך אינטרס משותף לביצוע הולם. ראו בדוגמה את נקודה 2.
